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IFMA implanta sistema de almoxarifado virtual

Plataforma possibilita solicitar os materiais de acordo com a demanda, sem necessidade de formar estoque.
  • Assessoria de Comunicação
  • publicado 09/02/2021 15h25
  • última modificação 09/02/2021 15h25

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Um sistema que vai permitir comprar materiais somente quando surgir a demanda e acabar com a necessidade de estocá-los em grande quantidade. Essa é a proposta do Almoxarifado Virtual, que está sendo implementado no Instituto Federal do Maranhão (IFMA). A iniciativa é da Pró-Reitoria de Administração (Proad), por meio da Coordenação de Patrimônio e Almoxarifado, e busca atender aos critérios de sustentabilidade, economicidade, racionalização do consumo e simplificação dos processos de aquisição.

O almoxarifado virtual vai funcionar por meio de uma plataforma, na qual os servidores cadastrados poderão fazer as solicitações de material. O sistema vai conter nome, imagem, descrição e valor de cada item e, após o fechamento do pedido, ele será encaminhado para um grupo gestor vinculado à Proad, que será responsável por avaliar e aprovar a solicitação. Em seguida, a demanda é encaminhada automaticamente para a empresa, que irá providenciar a entrega no setor específico. “Não precisaremos mais estocar material no âmbito das unidades. As empresas vão entregar diretamente para o usuário o que foi solicitado e cada unidade só vai usar aquilo que realmente precisa para o desenvolvimento das atividades operacionais, administrativas e pedagógicas”, destaca o coordenador de Patrimônio e Almoxarifado da Pró-Reitoria de Administração do IFMA, Hildervan Monteiro.

O novo sistema traz vantagens na otimização e agilidade na hora de adquirir um produto, pois se baseia na logística just in time. Na tradução para o português, a expressão significa “bem na hora”, indicando que os bens e serviços devem ser produzidos somente no instante em que são requisitados, ou seja, sem ser antes do tempo, para que não produza estoques e nem depois, para que clientes não fiquem à espera do produto pronto. Um exemplo disso são os tonners de impressão, que podem vencer ao longo do tempo em que ficam armazenados no almoxarifado, e acabam causando um prejuízo quando isso acontece.

Hildervan Monteiro também destaca outros benefícios do sistema. “O almoxarifado virtual vai evitar a necessidade de vários processos licitatórios para a compra de materiais específicos. Após o pedido, ele chegará às mãos do usuário, em média, após 30 dias. Com isso, os campi, pró-reitorias e demais unidades poderão planejar periodicamente a aquisição dos materiais necessários”.

O almoxarifado virtual já é uma realidade em outros órgãos do Poder Executivo Federal, como o Ministério da Economia, e também nos Institutos Federais. O IFMA aderiu ao sistema utilizado pelo Instituto Federal do Sul de Minas Gerais, que abrange a requisição de materiais de expediente, pedagógicos, de informática, de segurança do trabalho, e de prevenção à Covid-19. No IFMA, a implantação começou no final de 2020. As equipes de administração e os coordenadores de Patrimônio e Almoxarifado das unidades do Instituto participaram de treinamento para uso da plataforma e, desde o dia 25 de janeiro, ela está aberta para a realização de pedidos, contemplando os campi e pró-reitorias.

Em breve, a ideia é aumentar o leque de opções de pedidos no almoxarifado virtual, incluindo outros grupos de materiais, como equipamentos de laboratório, itens de manutenção de informática e insumos agrícolas.

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Assunto(s): Almoxarifado virtual , IFMA , Proad
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